Voor veel organisaties is de keuze actueel tussen hosting on-premise (dus op eigen locatie) en hosting buiten de deur, en recent adviseerden we een middelgrote non-profit organisatie in de zorgsector. Deze had naast beoogde kostenbesparingen nog een hele rits aan ‘zachte’ randvoorwaarden die een rol speelden. We zetten de ervaringen  op een rijtje.

Het is een herkenbaar verhaal, een organisatie die al vele jaren bekend is met het on-premise hosten van hun bedrijfsomgeving loopt aan tegen de veroudering van de hardware, al dan niet gelijktijdig met een voorzienbaar afscheid van de medewerkers die het beheer doen. Reden om na te gaan denken over het vernieuwen van de hardware. Maar is het in 2013, met de alle bijbehorende technologische ontwikkelingen, nog wel opportuun om te investeren in eigen hardware? Termen als cloud computing en managed hosting plegen te vallen, het zou de toekomst moeten zijn en veelal nog goedkoper ook. Technisch is veel mogelijk, maar passen beide oplossingen even goed binnen een organisatie?

Aangezien we reeds een serverruimte hebben ingericht, hebben we hier bij on-premise geen kosten voor. En omdat de data in ons eigen pand staat, kunnen we de fysieke toegang eenvoudig reguleren. Daarentegen is het elektriciteitsnetwerk bij deze cliënt niet al te betrouwbaar en daarmee onze omgeving ook niet. Om nog maar te zwijgen van relatief hoge energiekosten van on-premise hosting en de kosten en complexiteit van passende brandbestrijdings- en inbraakwerende faciliteiten.

De nadelen van on-premise lijken eenvoudig op te lossen door de gehele omgeving uit te besteden. Datacenters hebben professionele voorzieningen in de vorm van stroom en koeling, zijn hermetisch afgesloten voor de buitenwereld en vaak ook nog meervoudig redundant ingericht. Maar hoeveel grip hebben we dan op gegevens die niet meer op locatie staan? Hoe weten we zeker dat er niemand oneigenlijke toegang tot onze data heeft? Wat voor gevolgen heeft het als we volledig afhankelijk zijn van een leverancier voor onze bedrijfsomgeving? Deze nadelen lijken vervolgens weer op te lossen door de gehele omgeving toch maar op eigen locatie voort te zetten.

Kortom, een cirkelredenering die zijn weerga niet kent. Maar hoe zit het dan met de euro’s? Enkele gefundeerde prijsindicaties geven aan dat, hoewel de prijsmodellen wezenlijk anders zijn, de totale kosten over vijf jaar elkaar nauwelijks ontlopen. Op zich ook niet gek, bij geen van de beide modellen zal de dienstverlening gratis zijn.  De vergelijking van de kosten is lastig bij deze keuze, vaak worden de (personeels)managementkosten van IT-personeel in een niet-IT-organisatie onderschat. Daardoor wordt er op ‘gevoel’ gekozen of op basis van een algehele keuze over kernactiviteiten. Het lijkt daarmee eigenlijk veel meer op een strategische keuze.

Willen we als organisatie besparen op IT-uitgaven en proberen we zo lang mogelijk met onze on-premise omgeving door te werken, met als gevolg dat we de eventuele kosten- en productiviteitsvoordelen van nieuwe technieken niet zo makkelijk kunnen toepassen? Of willen we voorop lopen en altijd de nieuwste versies overal van draaien buiten de deur? Investeren we in een kleine overcapaciteit op zolder? Of willen we de capaciteit maandelijks kunnen aanpassen in het datacenter? Kunnen we een relatief hoge initiële investering van on-premise opvangen? Of willen we liever per maand afrekenen? Willen we af en toe eens onder de motorkap kunnen kijken, met alle zorgen van dien? Of willen we gewoon een werkende omgeving, waarbij ons alle zorgen ontnomen worden? Welke oplossing in dit adviestraject is gekozen? Dat is eigenlijk veel minder belangrijk dan de discussie die we voorafgaand aan de keuze hebben gehad over de ‘zachte’ randvoorwaarden.

Voor meer informatie over het uitbesteden van uw bedrijfsomgeving of sourcingsvraagstukken in het algemeen, kunt u contact opnemen met Durk Boersma.